Wzory dokumentów BHP
Tylko część dokumentów BHP wynika wprost z przepisu — reszta to praktyka dowodowa pracodawcy. Rozdzieliliśmy jedno od drugiego, bo to zmienia konsekwencje przy kontroli.
Generator Karty Ewidencji Przydziału ŚOI Online
Narzędzie bezpłatneWybierz jedno z 12 stanowisk, uzupełnij dane pracownika i wygeneruj imienną kartę ewidencji, o której mowa w § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (do druku PDF lub pliku Excel XLSX).
Dokumenty obowiązkowe
Obowiązek ich prowadzenia lub ustalenia wynika z przepisu. Przepisy zwykle nie narzucają ich wzoru — formę wybiera pracodawca.
- Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej9 proponowanych pól. Jako element dokumentacji pracowniczej: przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy — dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Dla zatrudnionych wcześniej co do zasady 50 lat; przy zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku okres skraca się do 10 lat po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego.
- Tabela norm przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej6 proponowanych pól. Dokument wewnętrzny obowiązujący bezterminowo; wersje archiwalne warto zachować przez okres przechowywania kart ewidencji, do których się odnoszą.
- Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie6 proponowanych pól. Dokument wewnętrzny obowiązujący do czasu aktualizacji; wersje archiwalne warto zachować na potrzeby dowodowe.
- Rejestr przeglądów okresowych sprzętu chroniącego przed upadkiem z wysokości7 proponowanych pól. Przez cały okres użytkowania egzemplarza i po jego wycofaniu — na potrzeby dowodowe w razie zdarzenia wypadkowego.
Dokumenty pomocnicze
Przepisy nie narzucają ich formy ani istnienia, ale to one dowodzą, że obowiązek został wykonany — przy sporze lub wypadku ciężar dowodu leży po stronie pracodawcy.
- Protokół wydania środków ochrony indywidualnej6 proponowanych pól. Do ustania stosunku pracy i dalej wraz z dokumentacją pracowniczą, w cyklu właściwym dla karty ewidencji.
- Oświadczenie pracownika o zgodzie na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego6 proponowanych pól. Wraz z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, razem z dokumentami dotyczącymi wypłaty ekwiwalentu.
- Zasady wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej6 proponowanych pól. W praktyce razem z kartą ewidencji przydziału, w dokumentacji pracownika. § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wymienia wprost dokumenty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie (odesłanie do art. 237⁶ i 237⁷ KP), a nie ekwiwalentu z art. 237⁹ § 3 KP.
- Protokół zwrotu odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej6 proponowanych pól. Wraz z kartą ewidencji przydziału, przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.