Jak wypełnić kartę ewidencji przydziału odzieży roboczej i ŚOI?

Karta ewidencji przydziału to dokument obowiązkowy — pracodawca prowadzi ją oddzielnie dla każdego pracownika na podstawie § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Ewidencjonuje się w niej przydzieloną odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, a obok karty przechowuje dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentów. Przepis nie określa wzoru karty ani jej pól — układ ustala pracodawca. Karta jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, więc podlega tym samym okresom przechowywania co akta osobowe.

Dokument obowiązkowy

Stan prawny i normalizacyjny na dzień 2026-10-07. Materiał informacyjny — nie zastępuje oceny ryzyka zawodowego ani opinii służby BHP.

Pobierz XLSX — rejestr do Excela Pobierz PDF — formularz do druku Pobierz DOCX — do edycji w Wordzie

Wszystkie pliki generują się z tych samych 9 pól co tabela poniżej. XLSX zawiera arkusz rejestru, objaśnienia pól i podstawę prawną; PDF — formularz z miejscem na podpisy; DOCX — ten sam formularz do uzupełnienia o logo i własne pola. Bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.

Narzędzie interaktywne

Chcesz wygenerować gotową kartę z normami dla konkretnego pracownika?

Wybierz gotowy zestaw wyposażenia (budownictwo, magazyn, produkcja) i pobierz wypełniony arkusz.

Uruchom generator online

Pola, które warto ująć w dokumencie

Przepisy nie określają wzoru tego dokumentu — to układ proponowany przez SafeDesk.pl.

#	Pole	Do czego służy
1	Imię i nazwisko pracownika	Karta prowadzona jest oddzielnie dla każdego pracownika.
2	Stanowisko pracy	Decyduje o zakresie przydziału wynikającym z tabeli norm.
3	Rodzaj wydanego przedmiotu	Odrębnie odzież i obuwie robocze oraz odrębnie środki ochrony indywidualnej.
4	Ilość i rozmiar	ŚOI dobiera się tak, aby były dopasowane do pracownika (zał. nr 2 § 3 ust. 1 pkt 2 ogólnych przepisów bhp); zapis rozmiaru to praktyczny dowód doboru, a nie obowiązek.
5	Data wydania	Punkt odniesienia dla przewidywanego okresu użytkowania.
6	Przewidywany okres użytkowania	Dla odzieży i obuwia roboczego — wartość z tabeli norm przydziału ustalonej przez pracodawcę; ŚOI wymienia się wg wskazań producenta lub po utracie właściwości ochronnych.
7	Potwierdzenie odbioru	Przepisy nie wymagają podpisu na karcie, ale potwierdzenie odbioru (na papierze lub elektronicznie) jest najprostszym dowodem wydania; przy ŚOI łączone zwykle z potwierdzeniem instruktażu.
8	Data i potwierdzenie zwrotu	Dotyczy przedmiotów podlegających zwrotowi jako własność pracodawcy.
9	Adnotacje o ekwiwalentach	Za używanie własnej odzieży oraz za pranie i konserwację.

Kto podpisuje

Przepisy nie wymagają podpisów na karcie. W praktyce pracownik potwierdza odbiór, a ze strony pracodawcy podpisuje osoba wydająca (magazynier, kierownik, służba BHP) — przepis nie narzuca funkcji. Kartę można prowadzić także elektronicznie.

Jak długo przechowywać

Jako element dokumentacji pracowniczej: przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy — dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Dla zatrudnionych wcześniej co do zasady 50 lat; przy zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku okres skraca się do 10 lat po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego.

Co mówią przepisy o tym dokumencie

Obowiązek prowadzenia karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wynika z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Przepis wymienia samą kartę — nie określa jej wzoru ani zawartości.
Podstawa: Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 pkt 4
Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy; dla zatrudnionych w latach 1999–2018 okres wynosi 50 lat i można go skrócić do 10 lat po złożeniu w ZUS oświadczenia ZUS OSW oraz raportów ZUS RIA.
Podstawa: Kodeks pracy oraz ustawa z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, art. 94 pkt 9b KP; art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z 10.01.2018
Ten sam przepis nakazuje przechowywać wraz z kartą dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację — ewidencja przydziału i ewidencja ekwiwalentów tworzą jeden zbiór.
Podstawa: Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 pkt 4

Podstawa prawna i normy

Przepis / norma	Co stanowi
Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 pkt 4t.j. Dz.U. 2026 poz. 474	Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Kodeks pracy oraz ustawa z 10.01.2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, art. 94 pkt 9b KP; art. 7 ust. 2 i 3 ustawy z 10.01.2018t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245; Dz.U. 2018 poz. 357	Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł — dla stosunków pracy nawiązanych od 01.01.2019. Dla stosunków pracy nawiązanych w latach 1999–2018 okres wynosi 50 lat; skraca się do 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca złożył raport informacyjny (ZUS OSW i ZUS RIA). Dla stosunków pracy nawiązanych przed 01.01.1999 — 50 lat.
Kodeks pracy, art. 237⁸ § 1t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245	Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego niezbędnych na określonych stanowiskach, a także przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego.

Jak to wygląda w SafeDesk.pl — dokumenty i raporty

Dokument „Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej” powstaje w SafeDesk.pl z danych, które i tak wprowadzasz przy wydaniu wyposażenia — bez przepisywania ich drugi raz do arkusza.

9 pól z tej strony wypełnia się automatycznie z ewidencji
Historia wydań i zwrotów zostaje przypisana do pracownika, nie do pliku na dysku
Raporty PDF do okazania podczas kontroli generujesz jednym kliknięciem

Więcej: program do ewidencji odzieży roboczej i ŚOI, magazyn ŚOI ze stanami minimalnymi i okresy używalności odzieży i ŚOI.

Zobacz, jak to działa — konto darmowe