§1. Postanowienia wstępne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z portalu SafeDesk.pl dostępnego pod adresem safedesk.pl (dalej: Portal), zasady świadczenia usług w ramach planów abonamentowych oraz warunki zawierania umów dotyczących dostarczania produktów BHP. Klienci muszą zapoznać się z Regulaminem i zaakceptować go przed zawarciem umowy.

§2. Definicje

Usługodawca (także Sprzedawca): VENTABE BHP, ul. Zielona 24b, 42-140 Panki, NIP: PL 5742073669 (marka ventabe)
Klient: osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Portalu
Konsument: osoba fizyczna dokonująca zakupu niezwiązanego z działalnością gospodarczą
Przedsiębiorca na prawach konsumenta: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonująca zakupu niezwiązanego bezpośrednio z jej działalnością
Portal: safedesk.pl
Sklep: sklep internetowy ventabe bhp pod adresem ventabebhp.com
Plan: wariant usług Portalu — bezpłatny plan Start albo płatny plan abonamentowy (Komfortowy, Pro) — o zakresie i cenie określonych w cenniku
Abonament: odpłatna, odnawiana automatycznie usługa dostępu do płatnego Planu
Towar: produkty dostępne w asortymencie (odzież robocza, obuwie, sprzęt BHP)
Zapytanie ofertowe: oświadczenie woli Klienta dotyczące wyceny wybranych produktów

§3. Kontakt z Usługodawcą

Kontakt możliwy przez:

E-mail: [email protected]
Telefon: +48 786 477 272 (poniedziałek–piątek, 8:00–16:00)
Adres: ul. Zielona 24b, 42-140 Panki
Konto bankowe: 22 1140 2004 0000 3102 8155 8035

§4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Portalu wymagane jest urządzenie z dostępem do internetu, przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail. Usługodawca zapewnia bezpieczny dostęp i chroni dane przed nieuprawnionym dostępem. Klienci nie mogą dostarczać treści bezprawnych. Usługodawca zastrzega prawo do przerw technicznych.

§5. Zakładanie i usuwanie konta

Założenie konta w Portalu jest bezpłatne. Rejestracja wymaga podania NIP firmy oraz służbowego adresu e-mail. Dostęp do konta Klient uzyskuje po potwierdzeniu adresu e-mail. Po rejestracji konto działa w bezpłatnym planie Start. Jedno konto odpowiada jednej firmie.

Klient może samodzielnie usunąć konto w każdej chwili w ustawieniach konta (Ustawienia → Dane i prywatność). Usunięcie jest nieodwracalne: dane osobowe pracowników Klienta są trwale usuwane z bazy danych Portalu, a dane konta i dane identyfikujące firmę — anonimizowane, z zastrzeżeniem dokumentów objętych obowiązkiem przechowywania (przepisy o rachunkowości). Przed usunięciem Klient może pobrać eksport danych (JSON) oraz dokumenty w formacie PDF.

§6. Plany i Abonament

Zakres funkcji, limity oraz ceny poszczególnych Planów określa cennik opublikowany na stronie safedesk.pl/cennik. Ceny Abonamentu podane są w kwotach netto, do których doliczany jest podatek VAT. Abonament rozliczany jest w okresach miesięcznych albo rocznych, z góry, płatnością kartą za pośrednictwem operatora płatności Stripe, i odnawia się automatycznie na kolejny okres do czasu rezygnacji. Zmiana Planu na wyższy obowiązuje od razu, a różnica jest rozliczana proporcjonalnie do końca okresu; zmiana na niższy obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego.

§7. Okres próbny

Plany Komfortowy i Pro można aktywować z 7-dniowym bezpłatnym okresem próbnym. Okres próbny przysługuje jednej firmie (jednemu numerowi NIP) tylko raz. Przy aktywacji Klient podaje dane karty płatniczej. Po upływie okresu próbnego opłata za wybrany Plan jest pobierana automatycznie z podanej karty. Klient, który anuluje Abonament przed końcem okresu próbnego, nie ponosi żadnych opłat — konto przechodzi wtedy w tryb tylko do odczytu, a dane pozostają w Portalu. Klient może przejść na bezpłatny Plan Start, jeśli jego firma mieści się w limitach tego Planu.

§8. Rezygnacja z Abonamentu

Klient może anulować Abonament w każdej chwili w ustawieniach konta. Anulowanie odnosi skutek z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego — do tego czasu Klient korzysta z pełnego zakresu Planu. Po jego upływie konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: dane pozostają w Portalu, Klient może je przeglądać i eksportować do PDF, a składanie zamówień w Sklepie nadal działa. Pełny dostęp Klient odzyskuje po wznowieniu Abonamentu albo przechodząc na bezpłatny Plan Start, jeśli jego firma mieści się w limitach tego Planu.

§9. Faktury

Po każdej płatności za Abonament Usługodawca wystawia fakturę VAT i wysyła ją e-mailem. Klient akceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

§10. Środki na zakupy z Abonamentu

Opłacona kwota netto Abonamentu wraca do Klienta jako środki na zakupy w ventabe bhp, na następujących zasadach:

środki przyznawane są po zaksięgowaniu płatności za Abonament; inne opłaty niż Abonament nie zasilają środków;
środkami można pokryć maksymalnie 15% wartości netto zamówienia;
środki są ważne 12 miesięcy od zaksięgowania wpłaty, nie podlegają wypłacie w gotówce i nie łączą się z rabatem indywidualnym;
w Sklepie ventabebhp.com Klient wykorzystuje środki kodem rabatowym, który Usługodawca wysyła na adres e-mail firmy;
przy zamówieniu składanym przez Portal (wycena) pracownik Usługodawcy uwzględnia środki w wycenie na podstawie salda widocznego w profilu firmy.

§11. Wsparcie

Usługodawca udziela wsparcia w korzystaniu z Portalu telefonicznie pod numerem +48 786 477 272 (poniedziałek–piątek, 8:00–16:00) oraz e-mailem pod adresem [email protected]. Na zgłoszenia odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego. W cenie każdego Planu pomagamy na start — importujemy pracowników z pliku Klienta (Excel/CSV).

§12. Zasady składania zapytań ofertowych

Portal działa w modelu zapytań ofertowych (RFQ). Klient dodaje produkty do listy zapytań, a następnie przesyła zapytanie ofertowe. Sprzedawca wycenia zapytanie i przesyła ofertę. Klient akceptuje lub odrzuca poszczególne pozycje. Po akceptacji Sprzedawca wystawia proformę. Umowa zawierana jest z chwilą zaksięgowania płatności za proformę. Po otrzymaniu dostawy Klient samodzielnie przyjmuje Towar na magazyn w Portalu.

§13. Ceny i płatności za zamówienia

Wszystkie ceny w Portalu wyrażone są w PLN netto (bez VAT). Do cen doliczany jest podatek VAT 23%. Cena wiążąca to cena zawarta w zaakceptowanej wycenie. Płatność za zamówienie odbywa się przelewem na podstawie proformy wystawionej przez Sprzedawcę. Termin ważności wyceny wynosi 14 dni od daty wystawienia.

§14. Dostawa

Termin i koszt dostawy podajemy w wycenie. Zasady dostawy odpowiadają warunkom Sklepu ventabe bhp opisanym na stronie ventabebhp.com/dostawa-i-platnosci.

§15. Reklamacje

Sprzedawca zobowiązany jest dostarczyć Towar zgodny z umową. Reklamację składa się pisemnie lub e-mailem, podając dane klienta, numer zamówienia i opis problemu. Termin rozpatrzenia: 14 dni od daty prawidłowo złożonej reklamacji. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.

§16. Prawo odstąpienia od umowy

Konsumenci i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta mogą odstąpić od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od przekazania Towaru. Oświadczenie o odstąpieniu wysyła się e-mailem lub pocztą. Sprzedawca zwraca płatności w ciągu 14 dni. Klienci pokrywają koszty zwrotu Towaru.

§17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Sprzedawca wyraża zgodę na mediację. Konsumenci mogą zwrócić się do stałego polubownego sądu konsumenckiego, wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej, rzecznika praw konsumenta lub skorzystać z unijnej platformy ODR: ec.europa.eu/consumers/odr

§18. Prawa autorskie

Treści w Portalu objęte są ochroną prawa autorskiego. Klienci mogą korzystać z nich na zasadzie dozwolonego użytku prywatnego. Nieuprawnione rozpowszechnianie grozi odpowiedzialnością cywilną i karną.

§19. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisane są w Polityce prywatności. W zakresie danych pracowników Klienta wprowadzanych do Portalu Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym — zasady określa Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowiąca załącznik nr 1 do Regulaminu, akceptowana wraz z Regulaminem przy rejestracji.

§20. Postanowienia końcowe

Umowy zawierane są w języku polskim. Usługodawca zastrzega prawo do zmian Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiany przepisów prawa, zmiana sposobów płatności lub dostaw, zmiana zakresu usług). Zmiany obowiązują od dnia ich publikacji w Portalu. Regulamin obowiązuje od 27 września 2026 r.