SafeDesk.plSafeDesk.pl

Generator karty ewidencji przydziału odzieży roboczej i ŚOI

Stwórz imienną kartę ewidencji przydziału, którą pracodawca prowadzi na podstawie § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Przepis nie określa wzoru karty — wybierz profil stanowiska, dostosuj pozycje i normy, a potem wydrukuj lub pobierz plik XLSX.

Bezpłatne narzędzie online

Wypełnij dane pracownika i wyposażenia

Wybierz gotowy profil stanowiska lub dostosuj pozycje ręcznie. Podgląd karty aktualizuje się w czasie rzeczywistym.

Karta, o której mowa w § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Przepis nie określa jej wzoru.

1. Dane pracodawcy

2. Dane pracownika

3. Wymiary i rozmiary pracownika

ŚOI dobiera się tak, aby były dopasowane do pracownika (zał. nr 2 § 3 ust. 1 pkt 2 do ogólnych przepisów BHP). Zapis rozmiarów to praktyczny dowód doboru, a nie obowiązek.

4. Wydawane środki ochrony i odzież robocza

#Nazwa przedmiotuKwalifikacjaNorma / parametrIlośćRozmiarOkres użytkowaniaUsuń
1
2
3
4
5
6

Okresy dla odzieży i obuwia roboczego są przykładowe — ustala je pracodawca w tabeli norm przydziału (art. 237⁸ § 1 KP). ŚOI wymienia się zgodnie ze wskazaniami producenta lub po utracie właściwości ochronnych (zał. nr 2 § 3 ust. 3 do ogólnych przepisów BHP).

Podgląd dokumentu do druku / PDFFormat: A4 pionowy

Przykładowa Firma Sp. z o.o.

NIP: 5250000000 | ul. Przemysłowa 12, 00-001 Warszawa

Data wydania: ....................

KARTA EWIDENCJI PRZYDZIAŁU ODZIEŻY I OBUWIA ROBOCZEGO

ORAZ ŚRODKÓW OCHRONY INDYWIDUALNEJ (ŚOI)

Prowadzona na podstawie § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474) oraz art. 237⁸ Kodeksu pracy

Imię i nazwisko: Jan Kowalski

Stanowisko pracy: Pracownik budowlany

Dział / jednostka: Dział Realizacji

Data rozpoczęcia pracy: ...................................................

Rozmiary pracownika (weryfikacja dopasowania ŚOI):

Wzrost
Klatka piersiowa
Obwód pasa
Obuwie
Rękawice
Hełm / czapka
182 cm
104 cm
92 cm
43
10 (XL)
58

Wykaz wydanego wyposażenia i odzieży roboczej:

Lp.Przedmiot wyposażeniaKwalifikacjaNorma / parametrIlośćRozmiarData wyd.OkresPotwierdzenie odbioruData zwrotu
1Hełm ochronny z paskiem 4-punktowymŚOIPN-EN 397 / PN-EN 124921 szt.uniwersalnywg instrukcji producenta
2Trzewiki bezpieczne S3 z wkładką antyprzebiciowąObuwie roboczePN-EN ISO 20345:2022 (S3, SR jeśli wymagane)1 para4312 mies.
3Spodnie robocze do pasa z wzmocnieniami CorduraOdzież roboczaPN-EN ISO 136882 kpl.L / 18212 mies.
4Kamizelka ostrzegawcza o wysokiej widzialnościŚOIPN-EN ISO 20471 (kl. 2)2 szt.XLwg instrukcji producenta
5Rękawice montażowe wzmacnianeŚOIPN-EN 388 (4X43D)3 pary10 (XL)wg instrukcji producenta
6Okulary ochronne przeciwodpryskoweŚOIEN ISO 16321-11 szt.uniwersalnywg instrukcji producenta

Ekwiwalent za pranie odzieży (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy): Pracodawca zapewnia bezpłatne pranie i konserwację we własnym zakresie / w pralni przemysłowej.

Oświadczenie pracownika (art. 211 pkt 4 KP): Potwierdzam odbiór wyżej wymienionych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego w stanie zdatnym do użytku. Oświadczam, że zostałem/am poinformowany/a o sposobach posługiwania się nimi i ich konserwacji oraz będę ich używać zgodnie z przeznaczeniem.

Okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego ustala pracodawca w tabeli norm przydziału (art. 237⁸ § 1 KP). ŚOI wymienia się zgodnie ze wskazaniami producenta lub po utracie właściwości ochronnych (zał. nr 2 § 3 ust. 3 do ogólnych przepisów BHP).

Podpis osoby upoważnionej do wydania

(służba BHP / magazyn / przełożony)

Data i czytelny podpis pracownika

(potwierdzenie odbioru i instruktażu)

Dokument stanowi część dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania: okres zatrudnienia + 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy); dla zatrudnionych przed 1.01.2019 r. — co do zasady 50 lat, a przy zatrudnionych od 1.01.1999 r. 10 lat po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Wygenerowano za pomocą bezpłatnego narzędzia SafeDesk.pl.

Prowadzisz ewidencję dla więcej niż 2 pracowników?

Zastąp ręczne karty automatycznym systemem

W SafeDesk.pl imienne karty wydań generują się same przy każdym ruchu magazynowym. System pilnuje stanów magazynu, pamięta rozmiary pracowników, a jeśli chcesz — także terminy kolejnych wymian, i przygotowuje raport PDF w 1 kliknięcie — np. do okazania podczas kontroli.

  • Plan Start 0 zł do 5 pracowników
  • Bez podawania karty kredytowej
  • Dane pobierane po NIP z rejestru GUS
Wypróbuj darmowy SafeDesk.pl

Wymogi prawne: Jak prawidłowo prowadzić kartę ewidencji BHP?

Zgodnie z art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy, to pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, a także przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Środki ochrony indywidualnej wymienia się zgodnie ze wskazaniami producenta lub po utracie właściwości ochronnych (zał. nr 2 § 3 ust. 3 do ogólnych przepisów BHP). Obowiązek prowadzenia imiennej karty ewidencji wynika z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474) — przepis nie określa jednak wzoru karty ani jej pól.

Karta ewidencji nie jest zwykłym arkuszem magazynowym — stanowi część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Brak imiennej karty z potwierdzeniem odbioru utrudnia wykazanie — np. podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub po wypadku przy pracy — że pracownik otrzymał wymagane ŚOI oraz odzież i obuwie robocze.

Najczęściej zadawane pytania o kartę ewidencji ŚOI

Jaka jest podstawa prawna prowadzenia karty ewidencji przydziału?

Obowiązek wynika z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474): kartę prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Przepis nie określa wzoru karty ani jej pól — układ ustala pracodawca. Rodzaje ŚOI, odzieży i obuwia roboczego oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia ustala pracodawca na podstawie art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy.

Czy karta może być prowadzona zbiorczo dla całej brygady?

Nie. Przepis § 6 pkt 4 nakazuje prowadzenie karty „oddzielnie dla każdego pracownika”. Listy zbiorcze mogą funkcjonować jedynie jako pomocnicze listy odbioru w magazynie, ale każda pozycja powinna znaleźć odzwierciedlenie w imiennej karcie danego pracownika.

Po co wpisywać w karcie rozmiary pracownika?

Środki ochrony indywidualnej dobiera się tak, aby były dopasowane do pracownika lub wyposażone w regulację umożliwiającą ich dopasowanie (zał. nr 2 § 3 ust. 1 pkt 2 do ogólnych przepisów BHP). Zapis rozmiarów (np. but 43, odzież L/182) nie jest obowiązkowy, ale to praktyczny dowód, że sprzęt dobrano do konkretnej osoby.

Czy pracownik musi własnoręcznie podpisać kartę ewidencji?

Przepisy nie wymagają podpisu na karcie, a dokumentację pracowniczą można prowadzić także elektronicznie. Potwierdzenie odbioru przez pracownika — na papierze lub elektronicznie — jest jednak najprostszym dowodem wydania ŚOI oraz odzieży i obuwia roboczego.

Jak długo należy przechowywać kartę ewidencji przydziału?

Karta jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się ją przez okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla zatrudnionych wcześniej okres wynosi co do zasady 50 lat; przy zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. skraca się do 10 lat po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego.

Co w przypadku, gdy firma wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży?

Ekwiwalent za pranie wypłaca się w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 KP). W praktyce dokumenty jego wypłaty przechowuje się razem z kartą ewidencji przydziału. § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wymienia wprost dokumenty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie (odesłanie do art. 237⁶ i 237⁷ KP), a nie ekwiwalentu z art. 237⁹ § 3 KP.

Po co prowadzić kartę ewidencji przydziału?

Karta jest częścią dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej), więc jej nieprowadzenie jest naruszeniem przepisów o dokumentacji pracowniczej (art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy). W praktyce karta porządkuje wydania: pokazuje, co i kiedy pracownik otrzymał, a przy kolejnym wydaniu ułatwia sprawdzenie, czy przydział jest kompletny.

Sprawdź powiązane wzory i normy