1. Informacje ogólne

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystania plików cookies w portalu SafeDesk.pl dostępnym pod adresem safedesk.pl oraz w sklepie ventabebhp.com.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest VENTABE BHP, ul. Zielona 24b, 42-140 Panki, NIP: PL 5742073669 (marka ventabe). W zakresie danych pracowników wprowadzanych do portalu przez Klienta administratorem jest Klient, a VENTABE BHP przetwarza je na podstawie umowy powierzenia. Kontakt z administratorem: [email protected]

3. Przetwarzanie danych osobowych

Rejestracja i konto w portalu B2B

Dane przekazywane podczas rejestracji (NIP, email, dane firmy z rejestru GUS) przetwarzane są w celu wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z portalu.

Zapytania ofertowe i zamówienia

Dane przekazywane w ramach zapytań ofertowych przetwarzane są w celu realizacji zamówienia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przechowywane są przez okres realizacji zamówienia i 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zawarto transakcję.

Abonament i płatności

Dane niezbędne do obsługi abonamentu (dane firmy, adres e-mail, adres do faktury) przetwarzamy w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wystawienia faktur i prowadzenia rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Płatności kartą obsługuje Stripe — nie mamy dostępu do pełnego numeru karty.

Głosowanie na funkcje (roadmapa)

Na stronie głównej możesz zagłosować na planowaną funkcję lub zgłosić własny pomysł, podając adres e-mail. Adres przetwarzamy wyłącznie po to, by potwierdzić głos i powiadomić Cię o uruchomieniu funkcji — na podstawie Twojej zgody wyrażonej przez wysłanie formularza (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na [email protected] — wtedy usuniemy adres. Formularz chroni Cloudflare Turnstile.

Formularz kontaktowy

Dane przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytania na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przechowywane do 3 lat od zakończenia korespondencji.

4. Podmioty trzecie (subprocessors)

Administrator powierza przetwarzanie danych zewnętrznym podmiotom (subprocessors) wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia zgodnych z art. 28 RODO. Aktualna pełna lista — wraz z celem, kategoriami danych, lokalizacją i podstawą prawną ewentualnego transferu poza EOG — jest dostępna na stronie Podmioty przetwarzające.

Główne kategorie subprocessorów: hosting aplikacji (OVH, PL — Warszawa), baza danych i uwierzytelnianie (Supabase, UE — Irlandia), obsługa płatności (Stripe, IE/UE), wysyłka e-maili transakcyjnych (OVH, FR), wystawianie faktur (inFakt, PL), monitoring błędów (Sentry, US — SCC), funkcje AI w magazynie — odczyt faktury przy przyjęciu i podpowiedzi dla kodów EAN (Anthropic, US — SCC), pośrednictwo w ruchu, ochrona przed atakami i ochrona formularzy (Cloudflare), pomiar konwersji reklam (Google — po zgodzie). Klient może w każdej chwili zażądać kopii umowy powierzenia (DPA) pod adresem [email protected].

Transfer danych do państw trzecich (np. USA — Sentry, Anthropic, Google) odbywa się wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914 lub Data Privacy Framework.

5. Prawa użytkownika

Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych,
sprostowania danych,
usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
sprzeciwu wobec przetwarzania,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

Skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych można wnosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Pliki cookies

Portal wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies:

Niezbędne — wymagane do prawidłowego działania portalu (sesja, uwierzytelnianie). Nie wymagają zgody.
Marketingowe i analityczne (Google) — ładowane wyłącznie po wyrażeniu zgody. Korzystamy z usług Google Ireland Ltd.: Google Ads (pomiar konwersji) oraz — jeśli jest włączone — Google Analytics 4 (statystyki ruchu). Skrypt Google (gtag.js) ładuje się z domyślnym stanem zgody „odmowa” (Consent Mode v2): do czasu akceptacji Google nie zapisuje ciasteczek reklamowych ani analitycznych i otrzymuje jedynie anonimowe sygnały bez identyfikatorów cookies. Dane mogą być przekazywane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz Data Privacy Framework. Szczegóły: polityka prywatności Google.
Funkcjonalne — zapamiętywanie preferencji użytkownika (m.in. wybór dotyczący cookies).

Zgoda na cookies marketingowe/analityczne wyrażana jest przez pasek cookie przy pierwszej wizycie (przyciski „Akceptuję” / „Odrzuć”). Wybór zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (localStorage); można go zmienić, czyszcząc dane serwisu w ustawieniach przeglądarki. Odmowa nie ogranicza działania portalu.

Formularze logowania i rejestracji oraz formularz głosowania na funkcje chroni Cloudflare Turnstile (ochrona antybotowa). Turnstile nie służy do śledzenia ani reklamy — analizuje sygnały przeglądarki (m.in. adres IP) wyłącznie po to, by odróżnić człowieka od bota. Cloudflare figuruje w wykazie podmiotów przetwarzających.

7. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), izolację danych każdej firmy na poziomie bazy danych, kontrolę dostępu, codzienne szyfrowane kopie zapasowe bazy danych przechowywane przez 14 dni oraz rejestr zdarzeń (audit log).

8. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega prawo do zmian niniejszej polityki prywatności. Zmiany obowiązują od dnia ich publikacji w portalu. Ostatnia aktualizacja: 26 września 2026 r.