Czy pracownik musi zwrócić odzież roboczą przy odejściu z pracy?
Tak — środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy (art. 237⁸ § 2 Kodeksu pracy), więc podlegają rozliczeniu przy zakończeniu zatrudnienia lub zmianie stanowiska. Protokół zwrotu dokumentuje stan zwracanego wyposażenia i decyzję o dalszym przeznaczeniu: ponownym wydaniu, naprawie albo wycofaniu z użytku.
Stan prawny i normalizacyjny na dzień . Materiał informacyjny — nie zastępuje oceny ryzyka zawodowego ani opinii służby BHP.
Wszystkie pliki generują się z tych samych 6 pól co tabela poniżej. XLSX zawiera arkusz rejestru, objaśnienia pól i podstawę prawną; PDF — formularz z miejscem na podpisy; DOCX — ten sam formularz do uzupełnienia o logo i własne pola. Bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Pola, które warto ująć w dokumencie
Przepisy nie określają wzoru tego dokumentu — to układ proponowany przez SafeDesk.pl.
| # | Pole | Do czego służy |
|---|---|---|
| 1 | Dane pracownika i data zwrotu | Wiąże protokół z zakończeniem zatrudnienia lub zmianą stanowiska. |
| 2 | Wykaz zwracanych przedmiotów | Zgodny z pozycjami z karty ewidencji. |
| 3 | Ocena stanu każdej pozycji | Nadaje się do dalszego użytku, do naprawy albo do wycofania. |
| 4 | Decyzja o przeznaczeniu | Ponowne wydanie ŚOI wymaga sprawdzenia, czy nie upłynął okres z instrukcji producenta. |
| 5 | Adnotacja o przedmiotach niepodlegających zwrotowi | Np. ŚOI jednorazowe lub zużyte w całości. |
| 6 | Podpisy stron | Zamyka rozliczenie wyposażenia. |
Kto podpisuje
Pracownik zwracający oraz osoba przyjmująca po stronie pracodawcy — zwykle magazynier lub kierownik komórki.
Jak długo przechowywać
Wraz z kartą ewidencji przydziału, przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Co mówią przepisy o tym dokumencie
Ponowne wydanie zwróconego ŚOI wymaga sprawdzenia daty produkcji lub przydatności naniesionej przez producenta — obowiązek jej trwałego oznaczenia dotyczy wyrobów, w przypadku których starzenie wpływa na skuteczność ochrony.
Pracodawca zapewnia, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze zachowały właściwości ochronne i użytkowe — ta zasada obejmuje także sprzęt wprowadzany do ponownego użycia po zwrocie.
Podstawa: Kodeks pracy, art. 237⁹ § 2
Przepisy nie narzucają formy protokołu zwrotu — obowiązkowa jest wyłącznie karta ewidencji przydziału wymieniona w § 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej; protokół zwrotu jest dokumentem dowodowym pracodawcy.
Podstawa: Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 pkt 4
Podstawa prawna i normy
| Przepis / norma | Co stanowi |
|---|---|
| Kodeks pracy, art. 237⁸ § 2t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 | Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy. |
| Kodeks pracy, art. 237⁹ § 2t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 | Pracodawca zapewnia, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze zachowały właściwości ochronne i użytkowe; odpowiada za pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. |
| Rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, § 6 pkt 4t.j. Dz.U. 2026 poz. 474 | Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. |
| Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 w sprawie środków ochrony indywidualnej, art. 8 ust. 7, art. 17 ust. 3, art. 19, zał. II pkt 1.4 i 2.4Dz.Urz. UE L 81 z 31.03.2016; stosowane od 21.04.2018; uchyliło dyrektywę 89/686/EWG | Dzieli ŚOI na kategorie I (ryzyko minimalne — wewnętrzna kontrola produkcji), II (badanie typu UE) i III (ryzyko bardzo poważne — obok znaku CE numer jednostki notyfikowanej). Wymaga oznakowania CE, deklaracji zgodności UE oraz instrukcji i informacji producenta w języku określonym przez państwo członkowskie, w którym ŚOI są udostępniane. Załącznik II pkt 2.4 wymaga trwałego oznaczenia miesiąca i roku produkcji lub, jeżeli to możliwe, przydatności, gdy starzenie może znacząco wpływać na skuteczność ŚOI; pkt 1.4 określa treść instrukcji producenta. |
Jak to wygląda w SafeDesk.pl — dokumenty i raporty
Dokument „Protokół zwrotu odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej” powstaje w SafeDesk.pl z danych, które i tak wprowadzasz przy wydaniu wyposażenia — bez przepisywania ich drugi raz do arkusza.
- 6 pól z tej strony wypełnia się automatycznie z ewidencji
- Historia wydań i zwrotów zostaje przypisana do pracownika, nie do pliku na dysku
- Raporty PDF do okazania podczas kontroli generujesz jednym kliknięciem
Więcej: program do ewidencji odzieży roboczej i ŚOI, magazyn ŚOI ze stanami minimalnymi i okresy używalności odzieży i ŚOI.