Czy pracownik musi oddać odzież roboczą po zwolnieniu?

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze dostarczone przez pracodawcę stanowią jego własność (art. 237⁸ § 2 Kodeksu pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245). Przy ustaniu zatrudnienia pracodawca może więc żądać ich zwrotu albo zdecydować, że przedmioty zostają u pracownika. Zasady rozliczenia najlepiej opisać w regulaminie lub zasadach przydziału odzieży.

Czy pracodawca może potrącić z pensji wartość niezwróconej odzieży roboczej?

Tylko za pisemną zgodą pracownika. Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP, w tym odszkodowanie za niezwrócone mienie, można potrącić wyłącznie za zgodą wyrażoną na piśmie (art. 91 § 1 KP), z zachowaniem kwoty wolnej z art. 91 § 2 KP. Bez zgody pozostaje porozumienie z pracownikiem albo droga sądowa.

Czy można wstrzymać świadectwo pracy do czasu oddania odzieży?

Nie. Art. 97 § 1³ Kodeksu pracy stanowi, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Świadectwo wydaje się w dniu ustania stosunku pracy, a rozliczenie odzieży i ŚOI prowadzi się niezależnie.

Czy pracownik płaci za zużytą odzież roboczą?

Kodeks pracy przewiduje odpowiedzialność za szkodę w powierzonym mieniu (art. 124 § 1 pkt 2 KP), a nie za naturalne zużycie wynikające z prawidłowego używania. Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy (art. 117 § 2 w zw. z art. 127 KP). Ocena, czy doszło do szkody, zależy od okoliczności konkretnego przypadku.

Zwrot odzieży roboczej i ŚOI przy zwolnieniu pracownika

Q: Jak długo przechowywać kartę ewidencji odzieży i ŚOI zwolnionego pracownika?

Karta ewidencji przydziału jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP). Protokół zwrotu warto przechowywać razem z kartą.

W skrócie: Odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej wydane przez pracodawcę są jego własnością (art. 237⁸ § 2 Kodeksu pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245), więc przy odejściu pracownika podlegają rozliczeniu. Za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu pracownik odpowiada w pełnej wysokości (art. 124 § 1 pkt 2 KP), ale wartość niezwróconych rzeczy można potrącić z wynagrodzenia tylko za jego pisemną zgodą (art. 91 § 1 KP). Wydania świadectwa pracy nie wolno uzależniać od rozliczenia (art. 97 § 1³ KP).

Zakończenie zatrudnienia to moment, w którym widać, czy ewidencja wydań była prowadzona rzetelnie. Jeśli karta ewidencji jest kompletna, rozliczenie zajmuje kilka minut: lista pozycji jest gotowa, a ustalenia trafiają do protokołu. Poniżej porządkujemy, co wynika z przepisów, a co jest dobrą praktyką.

Kto jest właścicielem wydanej odzieży roboczej i ŚOI?

Kodeks pracy rozstrzyga to wprost: środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze dostarczane na podstawie art. 237⁶ § 1 i art. 237⁷ § 1 stanowią własność pracodawcy (art. 237⁸ § 2 KP). Przepis nie dotyczy własnej odzieży pracownika, którą używa on za zgodą pracodawcy w zamian za ekwiwalent (art. 237⁷ § 2 i § 4 KP) — taka odzież nie podlega zwrotowi. Jeśli w firmie stosuje się to rozwiązanie, warto mieć oświadczenie pracownika o używaniu własnej odzieży, żeby przy rozliczeniu nie było wątpliwości, co do kogo należy.

Kodeks nie określa natomiast procedury zwrotu: terminu, miejsca, formy dokumentu ani tego, czy pracodawca w ogóle oczekuje zwrotu każdej pozycji. Te zasady ustala pracodawca — najlepiej w regulaminie pracy lub w zasadach przydziału odzieży i ŚOI, o których pracownicy są informowani przy pierwszym wydaniu.

Kiedy pracownik odpowiada za niezwrócone lub zniszczone wyposażenie?

Art. 124 § 1 pkt 2 KP wymienia wprost środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze wśród mienia, za które pracownik odpowiada w pełnej wysokości, jeśli powierzono mu je z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Dlatego tak ważne jest udokumentowanie samego wydania — podpis na karcie ewidencji lub na protokole wydania ŚOI potwierdza, co i kiedy pracownik otrzymał.

Zagadnienie	Co mówi przepis	Podstawa (KP, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245)
Własność	ŚOI, odzież i obuwie robocze są własnością pracodawcy	art. 237⁸ § 2
Zakres odpowiedzialności	Pełna wysokość szkody w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu	art. 124 § 1 pkt 2
Zwolnienie z odpowiedzialności	Gdy pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia warunków zabezpieczenia mienia	art. 124 § 3
Przyczynienie się i ryzyko pracodawcy	Brak odpowiedzialności w zakresie przyczynienia się pracodawcy; pracownik nie ponosi ryzyka działalności	art. 117 w zw. z art. 127
Ugoda	Odszkodowanie może zostać obniżone w ugodzie z uwzględnieniem okoliczności	art. 121 w zw. z art. 127
Potrącenie z pensji	Tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, z zachowaniem kwoty wolnej	art. 91 § 1 i § 2
Świadectwo pracy	Nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika	art. 97 § 1³

Art. 125 KP dotyczy wspólnej odpowiedzialności kilku pracowników za mienie powierzone im łącznie na podstawie pisemnej umowy — przy imiennie wydanej odzieży zwykle nie ma zastosowania.

Zużycie a szkoda — co pracownik musi oddać w jakim stanie?

Odpowiedzialność z art. 124 KP dotyczy szkody w powierzonym mieniu. Naturalne zużycie odzieży noszonej zgodnie z przeznaczeniem w przewidywanym okresie użytkowania trudno uznać za szkodę wyrządzoną przez pracownika — to element normalnej eksploatacji, za którą odpowiada pracodawca, zapewniając pranie, konserwację i naprawę (art. 237⁹ § 2 KP). Dlatego protokół zwrotu powinien opisywać faktyczny stan każdej pozycji, a nie zakładać, że odzież musi wrócić „jak nowa”. Rozstrzygnięcie, czy w danym przypadku doszło do szkody, zależy od okoliczności i może wymagać indywidualnej oceny prawnej.

Osobną kategorią jest wyposażenie skażone środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi. Pracodawca musi zapewnić jego przechowywanie wyłącznie w wyznaczonym miejscu, a powierzanie pracownikowi prania czy odkażania takich przedmiotów jest niedopuszczalne (art. 237¹⁰ KP). Przy zwrocie nie należy więc oczekiwać, że pracownik sam je wypierze.

Jak przeprowadzić zwrot krok po kroku?

Przygotuj listę z karty ewidencji. Punktem wyjścia jest karta ewidencji przydziału odzieży roboczej i ŚOI — wynika z niej, co pracownik otrzymał i kiedy. Pomiń pozycje jednorazowe i już wymienione.
Ustal termin zwrotu. Najwygodniej ostatniego dnia pracy, ale nie wiąż go z wydaniem świadectwa pracy.
Oceń stan każdej pozycji. Nadaje się do dalszego użytku, do naprawy albo do wycofania. Przy ŚOI sprawdź oznaczenia i okres stosowania z instrukcji producenta.
Zdecyduj o przeznaczeniu. Zwrot na magazyn, utylizacja albo pozostawienie u pracownika — to ostatnie jest dopuszczalne, bo właścicielem jest pracodawca, ale warto je odnotować.
Sporządź protokół i podpisz go z pracownikiem. Przepisy nie narzucają jego formy; gotowy układ pól znajdziesz we wzorze protokołu zwrotu odzieży i ŚOI.
Rozlicz braki zgodnie z prawem. Jeśli czegoś brakuje, wyjaśnij przyczynę. Potrącenie z wynagrodzenia wymaga pisemnej zgody pracownika; alternatywą jest ugoda lub dochodzenie roszczenia przed sądem pracy.
Dołącz protokół do dokumentacji. Przechowuj go razem z kartą ewidencji.

Czy zwróconą odzież i ŚOI można wydać kolejnemu pracownikowi?

Przepisy nie zakazują ponownego wydania, ale pracodawca odpowiada za to, by stosowane ŚOI oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, a także za ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 237⁹ § 2 KP). W praktyce oznacza to wypranie lub odkażenie zwróconej odzieży, sprawdzenie stanu i — przy ŚOI — weryfikację, czy nie upłynął okres stosowania podany przez producenta. Nie znaleźliśmy przepisu, który wprost nakazywałby dezynfekcję przed każdym ponownym wydaniem, dlatego traktuj ją jako dobrą praktykę higieniczną. Orientacyjne terminy wymiany różnych rodzajów wyposażenia zebraliśmy w zestawieniu czasookresów wymiany odzieży i ŚOI.

Jak długo przechowywać kartę ewidencji i protokół zwrotu?

Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz ŚOI nie trafia do akt osobowych — należy do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Protokół zwrotu nie jest wymieniony w rozporządzeniu, ale jako dokument zamykający ewidencję najlepiej przechowywać go razem z kartą. Więcej o samej ewidencji przeczytasz we wpisie ewidencja odzieży roboczej i ŚOI.

Rozliczenie zwrotu w SafeDesk.pl

W SafeDesk.pl zakończenie zatrudnienia pracownika otwiera listę kontrolną wydanego wyposażenia, zbudowaną z historii wydań. Dla każdej pozycji wybierasz decyzję — zwrot na magazyn, utylizacja albo pozostawienie u pracownika — wpisujesz zwróconą ilość i uwagi. Zwrot na magazyn automatycznie zwiększa stan magazynu, a z rozliczenia pobierzesz PDF „Rozliczenie zwrotu wyposażenia BHP” z miejscem na podpisy obu stron. W planach z alertami BHP aplikacja przypomina o pozycjach bez decyzji po ustaniu zatrudnienia. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.