Excel vs program do BHP: porównanie czasu, kosztów i ryzyka w firmie MŚP
Ewidencja i zgodnośćZespół ekspertów ventabe bhp6 min czytania
W skrócie: Choć arkusz kalkulacyjny Excel nie wymaga opłat licencyjnych, generuje ukrytą pracę administracyjną. W przykładowym wyliczeniu dla firmy zatrudniającej 25 pracowników fizycznych (szacunek, założenia poniżej) to ok. 13 godzin miesięcznie, czyli ok. 650 zł przy koszcie 50 zł za godzinę pracy. Dedykowany program do BHP (taki jak SafeDesk.pl) automatyzuje powiadomienia o terminach, generuje karty wydań PDF jednym kliknięciem i ogranicza błędy ludzkie przy koszcie abonamentu od 0 zł do 199 zł/msc — w tym przykładzie zwraca się już w pierwszym miesiącu użytkowania.
Mit „darmowego Excela” w zarządzaniu bezpieczeństwem
Arkusz kalkulacyjny to uniwersalne narzędzie, po które naturalnie sięga każdy przedsiębiorca. Gdy jednak firma rośnie, a załoga powiększa się o kolejnych monterów, kierowców i operatorów, ręczna obsługa tabel zaczyna drenować czas personelu.
Policzmy przykładowe koszty operacyjne (TCO – Total Cost of Ownership) dla firmy zatrudniającej 25 pracowników fizycznych. To szacunek ilustracyjny, nie wynik badania. Założenia: kilka wydań i wymian miesięcznie, jeden magazyn BHP, ewidencja prowadzona przez jedną osobę z kadr lub zaopatrzenia, koszt jej godziny pracy (z narzutami) przyjęty na 50 zł.
Przykładowe zestawienie czasu: Excel vs SafeDesk.pl (firma 25 osób, szacunek)
| Czynność administracyjna | Czas w Excelu (miesięcznie) | Czas w SafeDesk.pl (miesięcznie) |
|---|---|---|
| Rejestracja wydań i przygotowanie kart | 4,5 godz. (ręczne wpisy i drukowanie) | 0,5 godz. (wybór zestawu + 1 kliknięcie PDF) |
| Kontrola terminów wymian ŚOI i szkoleń | 3,0 godz. (ręczne sprawdzanie dat w kolumnach) | 0,0 godz. (automatyczne alerty na e-mail) |
| Inwentaryzacja magazynu BHP i zamówienia | 3,5 godz. (chodzenie po półkach, spisywanie) | 0,5 godz. (przegląd listy braków ze stanów min.) |
| Przygotowanie raportu na kontrolę / audyt | 2,0 godz. (scalanie danych z segregatorami) | 2 minuty (eksport raportu z ewidencji) |
| Łączny czas miesięcznie | ~13 godzin | ~1 godzina |
W tym przykładzie oszczędność to ok. 12 godzin pracy specjalisty ds. kadr, zaopatrzenia lub BHP miesięcznie, czyli przy założonym koszcie 50 zł za godzinę ok. 600 zł każdego miesiąca. Miesięczny abonament planu Komfortowy w SafeDesk.pl (99 zł/msc) zwraca się więc już w pierwszym miesiącu.
Bezpieczeństwo danych: plik na pulpicie vs chmura z RLS
Poza czasem i pieniędzmi kluczowym aspektem jest bezpieczeństwo prawno-organizacyjne:
- Odporność na błędy ludzkie: W systemie dedykowanym nie można przypadkowo skasować formuły sumującej ani usunąć historii wydania z 2024 roku.
- Zgodność z RODO: Imienne karty pracowników zawierają dane osobowe. Zamiast otwartego pliku na wspólnym dysku sieciowym, dostęp do systemu mają wyłącznie uprawnione osoby z odpowiednią rolą.
- Stała dostępność z telefonu i tabletu: Kierownik budowy lub brygadzista na hali może wydać rękawice i potwierdzić to w systemie bezpośrednio na smartfonie, bez wracania do biura.
Przejdź z Excela na SafeDesk.pl bez ryzyka
Nie musisz od razu zmieniać wszystkiego w firmie. Zacznij od prostego testu:
- Plan Start (0 zł na zawsze do 5 pracowników) — przetestuj funkcjonalności na wybranej grupie bez żadnych opłat i bez podawania karty.
- 7 dni za darmo — dla planów Komfortowy (99 zł/msc) i Pro (199 zł/msc).
Sprawdź nasz cennik lub zarejestruj darmowe konto i zobacz, jak przyjemna może być praca z BHP.
Najczęstsze pytania
- Dlaczego arkusz Excel nie jest w praktyce darmowy?
- Plik Excel nie generuje opłaty abonamentowej, ale generuje koszt ukryty w roboczogodzinach pracowników. W naszym przykładowym wyliczeniu (szacunek dla firmy zatrudniającej 25 pracowników fizycznych) ręczne przygotowanie kart, sprawdzanie dat i weryfikacja magazynu zajmują ok. 13 godzin miesięcznie. Przy założonym koszcie 50 zł za godzinę pracy to ok. 650 zł miesięcznie — więcej niż abonament systemu SaaS. W Twojej firmie wynik zależy od liczby pracowników i stanowisk.
- Ile czasu zajmuje wdrożenie programu do BHP w firmie do 50 pracowników?
- Wdrożenie prostego systemu SaaS, takiego jak SafeDesk.pl, zajmuje zazwyczaj od 1 do 3 godzin. Polega na zaimportowaniu listy pracowników z dotychczasowego arkusza, przypisaniu gotowych zestawów stanowiskowych i wprowadzeniu stanów magazynowych. Nie wymaga to udziału działu IT.
- Czy dane w chmurowym programie BHP są bezpieczniejsze niż na dysku twardym?
- Tak. Pliki na lokalnych dyskach są narażone na przypadkowe skasowanie, nadpisanie przez innego pracownika, awarie sprzętu lub ataki typu ransomware. System w chmurze oferuje codzienne, szyfrowane kopie zapasowe bazy danych, szyfrowane połączenie (TLS), separację uprawnień użytkowników i pełną historię operacji (audit log).