Czy pracownikowi biurowemu przysługuje odzież robocza i okulary?
Odzież robocza przysługuje pracownikowi biurowemu, jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp (art. 237⁷ § 1 KP) — w typowym biurze żadna z tych przesłanek zwykle nie zachodzi. Przysługują natomiast okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli pracownik obsługuje monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a badanie okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaże potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze. Możliwość refundacji szkieł kontaktowych to zmiana obowiązująca od 17 listopada 2023 roku.
Stan prawny i normalizacyjny na dzień . Materiał informacyjny — nie zastępuje oceny ryzyka zawodowego ani opinii służby BHP.
Wyposażenie na stanowisku: pracownik biurowy
| Pozycja | Kategoria | Norma | Parametr | Zakres |
|---|---|---|---|---|
| Okulary lub szkła kontaktowe korygujące | Inne | — | na podstawie zalecenia lekarza medycyny pracy | Podstawowy |
| Odzież robocza | Odzież | — | odzież robocza, nie ŚOI — gdy odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bhp | Wg oceny ryzyka |
Kolumna „Zakres” odróżnia wyposażenie wynikające wprost z charakteru stanowiska od takiego, które dochodzi dopiero po wyniku oceny ryzyka lub pomiarów. Przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego ustala pracodawca (art. 237⁸ § 1 KP). Środki ochrony indywidualnej wymienia się zgodnie ze wskazaniami producenta lub po utracie właściwości ochronnych, a ich stan okresowo sprawdza się i dokumentuje (zał. nr 2 § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp).
Zagrożenia, z których wynika ten zestaw
- Obciążenie wzroku
- Podstawa refundacji okularów lub szkieł kontaktowych; decyduje wynik badania okulistycznego, nie wniosek pracownika.
- Obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego
- Adresowane przez wymagania ergonomiczne stanowiska, nie przez ŚOI.
- Praca na sprzęcie przenośnym
- Zakres przepisu zależy od tego, jak długo w ciągu doby laptop jest używany na danym stanowisku.
Co warto wiedzieć — pracownik biurowy
Od 17 listopada 2023 roku pracodawca zapewnia pracownikowi przy monitorze okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza — wcześniej przepis obejmował wyłącznie okulary.
Stanowiska pracy z monitorami utworzone przed 17 listopada 2023 roku pracodawca miał obowiązek dostosować do nowych minimalnych wymagań bhp i ergonomii w terminie do 17 maja 2024 roku.
Z zakresu przepisów o stanowiskach z monitorami wyłączono systemy przenośne nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy — sam fakt korzystania z laptopa nie tworzy stanowiska monitorowego.
Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 6 lat, ale obowiązek ten odpada, gdy przeważająca działalność pracodawcy wg PKD mieści się w grupie nie wyższej niż trzecia kategoria ryzyka ZUS, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje konieczności szkolenia.
Podstawa: Kodeks pracy, art. 237³ § 2²
Podstawa prawna i normy
| Przepis / norma | Co stanowi |
|---|---|
| Rozporządzenie MPiPS z 01.12.1998 w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, § 8 ust. 2Dz.U. 1998 nr 148 poz. 973, t.j. Dz.U. 2025 poz. 58 | Pracodawca zapewnia okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Dotyczy pracowników użytkujących monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4). Szkła kontaktowe dodano nowelizacją obowiązującą od 17.11.2023 (Dz.U. 2023 poz. 2367). |
| Rozporządzenie MRiPS z 18.10.2023 zmieniające rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach z monitorami ekranowymi, § 1 pkt 3 (nowy § 3 pkt 4) i § 2Dz.U. 2023 poz. 2367 | Stanowiska pracy utworzone przed 17.11.2023 pracodawca był zobowiązany dostosować do nowych minimalnych wymagań bhp i ergonomii do 17.05.2024. Z zakresu rozporządzenia wyłączono systemy przenośne nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. |
| Kodeks pracy, art. 237³ § 2²t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 | Szkolenie okresowe pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy wg PKD mieści się w grupie działalności nie wyższej niż trzecia kategoria ryzyka ZUS, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje konieczności szkolenia. |
| Rozporządzenie MGiP z 27.07.2004 w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp, § 15Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1327 ze zm. (Dz.U. 2025 poz. 1640) | Szkolenie okresowe na stanowiskach robotniczych — nie rzadziej niż raz na 3 lata, a przy pracach szczególnie niebezpiecznych nie rzadziej niż raz w roku. Pracodawcy, osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni i służba bhp — nie rzadziej niż raz na 5 lat. Pracownicy administracyjno-biurowi — nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pierwsze szkolenie okresowe: do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy dla osób kierujących pracownikami, do 12 miesięcy dla pozostałych grup. |
| Kodeks pracy, art. 237⁷ § 1t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 | Pracodawca dostarcza nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania Polskich Norm, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp. |
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca musi zwrócić koszt szkieł kontaktowych?
Czy pracownik biurowy musi mieć szkolenie okresowe BHP?
Jak to wygląda w SafeDesk.pl — moduł Stanowiska
W SafeDesk.pl zestaw dla stanowiska „Pracownik biurowy” zapisujesz raz jako wymagania stanowiskowe, a system pilnuje reszty: przypisuje je każdemu pracownikowi na tym stanowisku, a jeśli włączysz pilnowanie terminów — sam liczy terminy wymian od daty wydania.
- 2 pozycji wyposażenia z tej strony wprowadzasz jako wymagania stanowiska
- Braki wobec wymagań widzisz jako alerty BHP (plany Komfortowy i Pro), zanim zauważy je kontrola
- Karta wydania i imienna ewidencja generują się do PDF bez przepisywania danych
Więcej: ewidencja odzieży roboczej i ŚOI, program do magazynu ŚOI i darmowy generator karty ewidencji.