Karta ewidencyjna odzieży roboczej — co powinna zawierać (wzór)
Ewidencja i zgodnośćZespół ekspertów ventabe bhp5 min czytania
Karta ewidencyjna przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej (ŚOI) to imienny dokument, w którym pracodawca zapisuje, co, kiedy i w jakim rozmiarze otrzymał pracownik oraz kiedy wyposażenie należy wymienić. To podstawowy dowód prawidłowego wyposażenia stanowiska — okazywany podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca prowadzi ją oddzielnie dla każdego pracownika jako część dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Przepisy nie określają jednak jej wzoru ani zakresu.
Co powinna zawierać karta ewidencyjna odzieży roboczej
W praktyce, żeby karta była czytelnym dowodem wyposażenia, warto ująć w niej poniższe elementy:
- dane pracownika — imię i nazwisko, stanowisko, dział;
- wykaz przydzielonej odzieży i ŚOI — nazwa, ilość, rozmiar;
- datę wydania każdej pozycji;
- przewidywany okres używalności lub datę planowej wymiany;
- potwierdzenie odbioru — podpis pracownika lub potwierdzenie elektroniczne;
- informację o ekwiwalencie za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie, jeśli dotyczy.
Wzór — układ imiennej karty wyposażenia
Poniższy układ możesz odwzorować w arkuszu lub w systemie ewidencji. Każdy wiersz to jedna wydana pozycja:
| Pozycja (odzież / ŚOI) | Rozmiar | Data wydania | Okres używalności | Data wymiany | Potwierdzenie odbioru |
|---|---|---|---|---|---|
| Obuwie bezpieczne S3 | 43 | 2026-01-15 | 12 mies. | 2027-01-15 | ✔ |
| Kurtka ostrzegawcza kl. 3 | L | 2026-01-15 | 24 mies. | 2028-01-15 | ✔ |
Nagłówek karty uzupełnij o dane pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, dział) oraz nazwę firmy. Okresy używalności odzieży i obuwia roboczego ustala pracodawca, a przy ŚOI decyduje instrukcja producenta i stan sprzętu — jak to zrobić, opisujemy w artykule o okresach używalności odzieży roboczej i ŚOI.
Gotowy wzór do pobrania (XLSX i PDF, bez rejestracji) znajdziesz na stronie karta ewidencji przydziału odzieży roboczej i ŚOI — wzór, a kartę wypełnioną dla konkretnego pracownika przygotujesz w darmowym generatorze karty ewidencji ŚOI.
Karta papierowa czy elektroniczna?
Wzór papierowy sprawdza się w małej firmie o stabilnej kadrze. Przy większej liczbie pracowników i rotacji wygodniejsza jest elektroniczna ewidencja odzieży roboczej i ŚOI — pilnuje terminów wymian, nie gubi historii i pozwala okazać komplet dokumentacji podczas kontroli jednym kliknięciem.
Prowadź kartę automatycznie w SafeDesk.pl
SafeDesk.pl prowadzi imienną kartę wyposażenia każdego pracownika, liczy daty wymian z okresów używalności i archiwizuje historię wydań. Plan bezpłatny obejmuje do 5 pracowników — załóż konto — plany płatne możesz wypróbować przez 7 dni za darmo.
Najczęstsze pytania
- Czy karta ewidencyjna odzieży roboczej jest obowiązkowa?
- Tak. Pracodawca prowadzi dla każdego pracownika kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz ŚOI — jest ona częścią dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, § 6 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Przepisy nie określają wzoru karty; może być papierowa lub elektroniczna.
- Co powinna zawierać karta przydziału odzieży roboczej?
- Przepisy nie określają zakresu karty. W praktyce, żeby karta była dowodem, warto ująć dane pracownika i stanowiska, wykaz przydzielonej odzieży i ŚOI z ilością/rozmiarami, datę wydania, przewidywany okres używalności lub datę wymiany oraz potwierdzenie odbioru przez pracownika. Dokumenty dotyczące ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie także należą do tej części dokumentacji pracowniczej.
- Kto prowadzi ewidencję odzieży roboczej w firmie?
- Odpowiada pracodawca; w praktyce ewidencję prowadzi dział BHP, kadry lub osoba wyznaczona (np. kierownik zaopatrzenia). Kluczowe jest, by dane były aktualne i możliwe do okazania w każdej chwili.
- Jak długo przechowywać karty ewidencyjne?
- Karta jest częścią dokumentacji pracowniczej. Przechowuje się ją przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b KP; dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. — dla wcześniejszych obowiązują przepisy przejściowe). System elektroniczny archiwizuje historię automatycznie.