System zarządzania BHP dla firm
System BHP dla firm — bez Excela i chaosu
SafeDesk to system dla MŚP, który automatyzuje pełny cykl życia sprzętu BHP — od dobrania wyposażenia pod stanowisko, przez ewidencję wydań pracownikom, aż po przypomnienia o wymianach i kontroli. Jeden panel zamiast pięciu narzędzi.
Ty prowadzisz firmę — SafeDesk pilnuje BHP za Ciebie.
- Zgodność z Kodeksem Pracy i wymaganiami PIP
- Indywidualne ceny dla firm
- Rosnąca baza tysięcy produktów BHP
Bez karty kredytowej. Szybka weryfikacja.
Funkcje
Wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia BHP w firmie
Sześć kluczowych modułów, które zastępują arkusze kalkulacyjne, maile i kalendarze Google — i gwarantują, że nic Ci nie umknie.
Kalendarz wymian
System pilnuje terminów — Ty tylko zatwierdzasz
Każda pozycja wyposażenia ma zdefiniowany czasookres wymiany. Widzisz, kto potrzebuje czego i kiedy, a ile sztuk musisz mieć w magazynie. Brak wymian z głowy, brak Excela, brak zapomnianych dat.
- Terminy liczone automatycznie z daty wydania sprzętu
- Ilości na pracownika — 3 pary rękawic, 1 para butów, itd.
- Pokrycie magazynowe sprawdzane dla najbliższych 3 miesięcy
Najbliższe wymiany
Kalendarz →Pokrycie magazynowe (3 mies.)
Firmowy magazyn BHP
Stany magazynowe pod kontrolą
Magazyn zapełniasz zamówieniami z naszego sklepu albo ręcznie dopisujesz produkty kupione poza aplikacją. Ustawiasz stany minimalne — gdy coś schodzi poniżej progu, dostajesz maila z alertem. Koniec odkrywania braków w momencie wydawania.
- Automatyczne przyjęcie na stan z opłaconych zamówień
- Alerty mailowe przy stanie poniżej minimum
- Pełna historia wydań dla każdego pracownika
Alerty magazynowe
Magazyn →Wysyłamy Ci maila za każdym razem, gdy pozycja zejdzie poniżej ustawionego minimum — żebyś zamówił zanim zabraknie.
Ewidencja pracowników
Rejestr wyposażenia zgodny z PIP
Imienny rejestr z rozmiarami, kartami wydania i historią wymian. Gdy przyjdzie kontrola, wszystko jest gotowe — wystarczy wygenerować PDF jednym kliknięciem. Bez porządkowania Excela w ostatniej chwili.
- Karty wydania sprzętu z listą pozycji i datą
- Szkolenia BHP — wstępne i okresowe — z przypomnieniami
- Offboarding z decyzjami dla każdej rzeczy (zwrot / utylizacja)
Imienny rejestr wyposażenia
+ Dodaj pracownikaJan Kowalski
Spawacz
Anna Nowak
Operator CNC
Piotr Wiśniewski
Magazynier
Marta Zielińska
Elektryk
Każdy pracownik ma historię wydań sprzętu, szkolenia BHP i rozmiary — w razie kontroli PIP wystarczy wygenerować PDF.
Gotowe zestawy BHP
Wyposaż stanowisko jednym kliknięciem
Zamiast godzinami szukać butów, kurtki, rękawic i okularów osobno — wybierasz gotowy zestaw przygotowany pod typ pracy. Każdy zestaw możesz dowolnie zmodyfikować przed wysłaniem zapytania: dodać, usunąć lub wymienić pozycje.
- Zestawy dopasowane do stanowisk (spawacz, magazynier, elektryk…)
- 4 tiery cenowe per kategoria: Budżet, Standard, Plus, Premium
- Pełna edycja zawartości przed wysłaniem zapytania
Gotowe zestawy BHP
7 dostępnych →Zestaw Spawacza
Stanowisko: Spawacz MIG/MAG
Zestaw Magazyniera
Stanowisko: Magazyn
Każdy zestaw modyfikujesz przed wysłaniem zapytania — dodajesz, usuwasz lub wymieniasz produkty.
Dodatkowo
Zapytania i zamówienia
Opisz czego potrzebujesz lub wybierz produkty z katalogu — przygotujemy wycenę do akceptacji. Po zatwierdzeniu wyceny proforma generuje się automatycznie i jest gotowa do opłacenia. Płatność i realizacja z trackingiem — wszystko w panelu.
Raporty na kontrolę PIP
Wygenerujesz PDF-a z rejestru wyposażenia, kart wydania czy szkoleń BHP jedną funkcją. Dokumenty sformatowane tak, jak wymaga ich Państwowa Inspekcja Pracy.
Szkolenia BHP
Rejestr szkoleń wstępnych, okresowych i profilaktycznych — każde z datą ważności i automatycznym przypomnieniem o wygaśnięciu.
Jak to działa
Uruchomienie w 4 krokach
Rejestracja zajmie mniej czasu niż znalezienie poprzedniej faktury za obuwie robocze.
Rejestrujesz firmę
Wpisujesz NIP i email, potwierdzasz dane. W kilka minut masz dostęp do katalogu BHP.
Dodajesz pracowników i stanowiska
Budujesz rejestr załogi i przypisujesz wyposażenie do stanowisk. Karty wydania, szkolenia i terminy wymian w jednym miejscu.
Wysyłasz pierwsze zapytanie
Napisz swobodnie co potrzebujesz lub dobierz produkty z katalogu. Przygotujemy wycenę, a po Twojej akceptacji proforma gotowa do opłacenia wygeneruje się automatycznie.
System pracuje za Ciebie
Kalendarz wymian, alerty magazynowe, przypomnienia o szkoleniach. Wracasz tylko, by zatwierdzić zamówienia uzupełniające.
Dla kogo
Zbudowane z myślą o MŚP
Nieważne czy prowadzisz firmę samodzielnie, masz dedykowany dział BHP, czy kogoś od zakupów — panel dopasuje się do Twojej roli.
Właściciel małej firmy
Sam zarządzasz BHP i brakuje Ci czasu, by śledzić przepisy. SafeDesk robi to za Ciebie — Ty tylko zatwierdzasz wyceny.
Specjalista HR / BHP
Masz dedykowaną rolę BHP w firmie i potrzebujesz narzędzia, które zastąpi Excela, maile i ręczne przypominajki.
Zaopatrzeniowiec
Odpowiadasz za zakupy w firmie. Potrzebujesz jednego dostawcy, przewidywalnych cen i prostego procesu zamówień.
Dla nowych firm
Pomagamy Ci wystartować
Nie zostawiamy Cię z pustym panelem. Po założeniu konta pomagamy skonfigurować system tak, żebyś mógł od razu zacząć pracę.
Dodanie pracowników
Pomagamy zaimportować listę pracowników — z CSV, z excela lub ręcznie. Przypisujemy stanowiska i tworzymy strukturę działów.
Konfiguracja norm BHP
Dobieramy normy wyposażenia do stanowisk w Twojej firmie. Ustawiamy czasookresy wymian i przypomnienia zgodne z przepisami.
Wprowadzenie obecnego sprzętu
Jeśli masz już wyposażenie BHP, wpisujemy je do systemu — z datami wydania i planowanymi terminami wymiany.
Przygotowanie dokumentów
Konfigurujemy szablony kart wydania, protokołów i raportów tak, żebyś miał komplet dokumentów gotowych na kontrolę PIP.
Szkolenie z obsługi
Pokazujemy jak korzystać z panelu — od dodawania pracowników, przez wydawanie sprzętu, po generowanie raportów.
Wsparcie po starcie
Odpowiadamy na maile w ciągu jednego dnia roboczego. W sprawach pilnych oddzwaniamy — dostajesz konkretną osobę do kontaktu, a nie ogólny inbox.
Integracja ze sklepem ventabebhp.com
Panel działa samodzielnie — sklep to Twoja wygoda
SafeDesk to kompletne narzędzie do zarządzania BHP — działa w pełni niezależnie od tego, gdzie kupujesz sprzęt. Możesz prowadzić ewidencję, wydawać wyposażenie i pilnować terminów bez jednego zamówienia w naszym sklepie.
Jeśli jednak chcesz mieć wszystko w jednym miejscu — SafeDesk jest zintegrowany ze sklepem ventabebhp.com. Pełen katalog sprzętu BHP, odzieży roboczej i ŚOI dostępny jest bezpośrednio w panelu: składasz zapytanie, dostajesz wycenę, akceptujesz, opłacasz proformę — a zamówione pozycje same lądują na stanie magazynu.
ventabebhp.com to sklep internetowy prowadzony przez ventabe — ten sam podmiot, który tworzy SafeDesk. Dzięki temu katalog, ceny i stany magazynowe sklepu są w czasie rzeczywistym połączone z Twoim panelem.
Katalog ventabebhp.com w panelu
Cały asortyment sklepu ventabebhp.com przeglądasz bez wychodzenia z SafeDesku — z indywidualnymi cenami B2B przypisanymi do Twojego konta.
Jedno miejsce zamiast pięciu
Zapytanie, wycena, proforma, płatność, tracking i przyjęcie na stan — wszystko w tym samym panelu, w którym zarządzasz pracownikami i magazynem.
Automatyczne przyjęcie na magazyn
Opłacona proforma z ventabebhp.com podbija stany magazynowe w Twoim panelu bez ręcznej pracy. Nie musisz pamiętać o aktualizacji po każdej dostawie.
Indywidualne ceny i 4 tiery w każdej kategorii
Budżet, Standard, Plus, Premium. Wybierasz odpowiedni poziom cenowy — bez negocjacji, bez czekania na ofertę.
Kupujesz gdzie indziej? Nie problem.
Produkty kupione u lokalnego dostawcy wpisujesz ręcznie do magazynu — ewidencja, karty wydania i kalendarz wymian działają tak samo.
Cennik
Przejrzyste plany dopasowane do skali firmy
Trzy plany. Plan bezpłatny do 5 pracowników. 14 dni gratis na planach płatnych — bez karty kredytowej. Rabat 10% przy rozliczeniu rocznym.
W planie
- Ewidencja do 5 pracowników
- Karty wydania sprzętu PDF
- Firmowy magazyn BHP (1 lokalizacja)
- Katalog B2B z indywidualnymi cenami
- Zapytania ofertowe, wyceny, proformy
- Gotowe zestawy BHP na stanowisko
do 5 pracowników
Komfortowy
Kompletny system BHP dla małej firmy.
zł netto / miesiąc
+4 zł/mc za każdego kolejnego pracownika
W planie
- Wszystko z planu Start
- Ewidencja do 20 pracowników
- Kalendarz wymian 30 / 60 / 90 dni
- Szkolenia BHP i rejestr uprawnień
- Działy i stanowiska BHP
- 3 raporty PIP na kontrolę
do 20 pracowników
Pro
Pełna kontrola dla średnich firm.
zł netto / miesiąc
+3 zł/mc za każdego kolejnego pracownika
W planie
- Wszystko z planu Komfortowego
- Ewidencja do 75 pracowników
- Bez limitu działów, stanowisk i magazynów
- Import pracowników z pliku xlsx / csv
- Alerty zgodności BHP per pracownik
- Prognoza zapotrzebowania — co i kiedy zamówić
- Pełny pakiet 9 raportów PIP
do 75 pracowników
Wszystkie ceny netto. Faktura VAT co miesiąc. Bez umów na rok, bez opłat aktywacyjnych.
Porównanie planów
Co dokładnie dostajesz w każdym planie
Pełna lista funkcji — od limitów po funkcje zaawansowane.
Funkcja
Start
0 zł
Komfortowy
89 zł/mc
Pro
249 zł/mc
Katalog B2B z indywidualnymi cenami
Tysiące produktów BHP z cenami dla Twojej firmy — 4 tiery jakościowe w każdej kategorii.
Zapytania ofertowe i wyceny
Wysyłasz zapytanie z katalogu lub opisem słownym, my przygotowujemy wycenę. Akceptujesz pozycje z osobna.
Proformy i płatności online
Po zatwierdzeniu wyceny proforma generuje się automatycznie. Opłacasz online — realizacja i tracking w panelu.
Szybkie powtarzanie zamówień
Ponów poprzednią wycenę jednym kliknięciem — system pamięta produkty, ilości i rozmiary. Idealne przy regularnych uzupełnieniach.
Gotowe zestawy BHP pod stanowisko
Kompletne zestawy dobrane do stanowiska — spawacz, magazynier, elektryk. Modyfikujesz przed wysłaniem.
Pracownicy w planie
Każdy kolejny pracownik
Działy
Stanowiska BHP
Magazyny
Ewidencja pracowników
Imienny rejestr wyposażenia z datami wydania i historią każdej wymiany. Gotowe dane na kontrolę PIP.
Karty wydania sprzętu PDF
Generujesz kartę wydania jednym kliknięciem — lista pozycji, rozmiary, data.
Szkolenia BHP z przypomnieniami
Rejestr szkoleń z datami ważności. System przypomni Ci zanim szkolenie wygaśnie.
Rejestr uprawnień i kwalifikacji BHP
Ewidencja uprawnień (UDT, SEP, wózki, prace na wysokości) z datami ważności i PDF rejestrem na kontrolę.
Firmowy magazyn BHP
Ewidencja zapasów z progiem minimalnym dla każdej pozycji. Automatyczne alerty gdy stan spada poniżej minimum.
Własne produkty na magazyn
Dodajesz do magazynu produkty kupione poza ventabe — od razu liczone w kalendarzu wymian i alertach.
Kalendarz wymian 30/60/90 dni
Widok planowanych wymian z wyprzedzeniem. Wiesz ile sztuk musisz mieć i kiedy złożyć zamówienie.
Raporty PDF na kontrolę PIP
Szablony sformatowane tak, jak wymaga PIP — plan wymian, braki wyposażenia, stan magazynowy i inne.
Import pracowników z xlsx/csv
Wgrywasz plik Excel lub CSV zamiast dodawać każdego pracownika ręcznie — oszczędza godziny przy starcie.
Alerty zgodności BHP
System wykrywa brak wymaganego wyposażenia i oznacza pracownika jako niezgodnego. Alert znika automatycznie po wydaniu.
Prognoza zapotrzebowania
Na podstawie terminów wymian i stanów magazynowych system pokazuje, co i kiedy będziesz musiał zamówić — zamiast ręcznie sprawdzać każdą pozycję.
14 dni gratis
Każda firma dostaje 14 dni pełnego planu Pro za darmo — bez podawania karty.
Bez umów i opłat aktywacyjnych
Anulujesz w każdej chwili. Faktura VAT po każdej płatności.
Wdrożenie w cenie
Konfiguracja konta, import pracowników i szkolenie zespołu — bez dopłaty.
Rozwój aplikacji
Nad czym obecnie pracujemy
Poniższe funkcje pojawią się w kolejnych wydaniach — a podstawowy pakiet (katalog, pracownicy, magazyn, zapytania, raporty) jest już w pełni dostępny.
Wielu pracowników w profilu firmy
W przygotowaniuDodajesz do swojego konta firmowego kolejne osoby — HR-owca, kierownika zaopatrzenia, właściciela — z własnym loginem i uprawnieniami. Każdy widzi to, co powinien zobaczyć, a historia działań jest jawna. Teraz jedno konto = jedna firma; wkrótce wiele ról.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
W przygotowaniuChronimy konta firmowe dodatkową warstwą bezpieczeństwa. Pracujemy nad interfejsem konfiguracji aplikacji uwierzytelniającej (Google Authenticator, 1Password) i polityką wymuszonego 2FA dla ról administracyjnych.
Rejestr wypadków przy pracy
W przygotowaniuPełna dokumentacja wypadku — od zgłoszenia, przez protokół powypadkowy Z-KW i kartę statystyczną Z-10, po listę świadków i działania naprawcze. Generowanie PDF zgodnie z wymogami GUS i PIP, terminy ustawowe pilnowane automatycznie.
Pomiary czynników szkodliwych
W przygotowaniuRejestr stanowisk pracy narażonych na hałas, pyły, wibracje, oświetlenie i mikroklimat. Cykliczne pomiary, NDS/NDN, daty kolejnych badań i karta pomiarowa stanowiska gotowa na audyt sanepidu i PIP.
Rejestr substancji rakotwórczych i mutagennych
W przygotowaniuEwidencja substancji CMR (rakotwórcze, mutagenne, działające na rozrodczość) i narażonych pracowników. Roczne sprawozdania do wojewódzkiego inspektora sanitarnego i wojewódzkiego inspektora pracy w jednym kliknięciu.
Egzaminy i grupy szkoleniowe BHP
W przygotowaniuTworzenie grup pracowników na szkolenia wstępne i okresowe, harmonogram terminów, ewidencja egzaminów, automatyczne generowanie zaświadczeń BHP w PDF i przedłużanie ważności szkoleń.
Baza kontrahentów BHP
W przygotowaniuZewnętrzni dostawcy szkoleń, służby BHP, lekarze medycyny pracy, firmy serwisowe — w jednym rejestrze z danymi kontaktowymi, NIP-em i historią współpracy. Powiązanie z modułami szkoleń, badań i wypadków.
Masz pomysł na funkcję, której tu nie widzisz? W panelu klienta znajdziesz przycisk „Zgłoś pomysł lub błąd” — każde zgłoszenie czytamy i bierzemy pod uwagę przy planowaniu kolejnych wydań.
FAQ
Najczęstsze pytania o SafeDesk
Czego firmy pytają najczęściej, zanim założą konto.
Czym jest SafeDesk?
- SafeDesk to polska aplikacja B2B do zarządzania wyposażeniem BHP w małych i średnich firmach. Prowadzi imienny rejestr pracowników i wyposażenia, automatyczny kalendarz wymian, magazyn z alertami stanu minimalnego oraz generuje raporty PDF zgodne z wymaganiami Państwowej Inspekcji Pracy. Jest zintegrowany ze sklepem ventabebhp.com — zapytanie ofertowe, wycena, proforma i automatyczne przyjęcie na stan magazynu.
Ile kosztuje SafeDesk?
- Plan Start jest bezpłatny na zawsze — do 5 pracowników, ewidencja, karty wydania PDF, magazyn i sklep B2B. Plan Komfortowy: 89 zł netto / miesiąc, do 20 pracowników, kalendarz wymian, alerty BHP, szkolenia. Plan Pro: 249 zł netto / miesiąc, do 75 pracowników, multi-magazyn, prognoza zapotrzebowania, pełny pakiet raportów PIP. Rabat 10% przy płatności rocznej. Każdy płatny plan ma 14 dni gratis bez karty kredytowej.
Czy SafeDesk zastępuje Excela do ewidencji BHP?
- Tak. SafeDesk prowadzi pełny imienny rejestr wyposażenia per pracownik — z kartami wydania, datami przeglądów, historią wymian i podpisem odbioru. Eksport PDF jest sformatowany zgodnie z wymaganiami kontroli PIP, więc nie musisz porządkować arkuszy w ostatniej chwili.
Jak SafeDesk pilnuje terminów przeglądów BHP?
- Każdej pozycji wyposażenia przypisany jest czasookres wymiany (np. 24 miesiące dla butów, 5 lat dla kasku). System automatycznie wysyła alerty e-mail przed wygaśnięciem trwałości sprzętu lub okresowego przeglądu. Wyprzedzenie konfigurujesz — 30, 60 lub 90 dni.
Czy mogę zamawiać sprzęt BHP przez SafeDesk?
- Tak. Z poziomu panelu wysyłasz zapytanie ofertowe (RFQ) do sklepu ventabebhp.com — opisujesz potrzebę lub wybierasz pozycje z katalogu. Zespół wycenia, akceptujesz lub odrzucasz wycenę, otrzymujesz proformę do opłaty online. Opłacona proforma automatycznie podbija stany magazynowe na Twoim firmowym koncie.
Czy SafeDesk jest zgodny z RODO?
- Tak. Dane każdej firmy są izolowane w architekturze multi-tenant — PostgreSQL Row Level Security gwarantuje, że nikt poza Twoją organizacją nie ma dostępu do Twoich danych. Serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej, hasła hashowane Argon2id, sesje httpOnly + Secure. Pełna lista podprocesorów dostępna pod /podmioty-przetwarzajace.
Czy muszę kupować sprzęt w ventabebhp.com, żeby używać SafeDesku?
- Nie. SafeDesk działa w pełni niezależnie od źródła zakupów. Produkty kupione u innego dostawcy wpisujesz ręcznie do magazynu — ewidencja, karty wydania, kalendarz wymian i raporty PIP działają tak samo, jak dla zamówień ze sklepu.
Ile zajmuje uruchomienie SafeDesku w firmie?
- Rejestracja: kilka minut (NIP, e-mail, weryfikacja). Pełne wdrożenie — import pracowników, konfiguracja norm BHP pod stanowiska, szkolenie zespołu — jest gratis w każdym planie i zwykle zajmuje 1–3 dni robocze. Nie zostawiamy Cię z pustym panelem.